Unidad 3 productividad en la oficina el hogar y la escuela

INTRODUCCION AL SOFWARE DE PRODUCCION A DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Entendemos por documento electrónico archivístico el documento generado o producido por cualquier persona o entidad en el desarrollo de la gestión de sus intereses y que ha sido creado, o puede ser manipulado, transmitido o tratado por un ordenador.

La esencia de los documentos orgánicos radica en el entorno organizativo en el que han sido creados o lo que es lo mismo su procedencia, en este sentido la génesis de un documento orgánico consignado en soporte electrónico y un documento convencional en papel obedecen a las mismas necesidades de gestión, pero hay una serie de características sustanciales en los documentos electrónicos que difieren de los documentos convencionales:

1 Los documentos electrónicos se consignan en soportes, magnéticos u ópticos y su información representada por códigos binarios que necesita ser descodificada para ser apreciable por los sentidos.

2 El entorno tecnológico en el que se producen estos documentos deja su huella en ellos. Datos relativos al sistema en el que son generados y al contexto administrativo, que en muchos casos son invisibles para el lector (metadatos) y tienen una gran importancia para la comprobación de la autenticidad del documento.

3 Las tecnologías que intervienen en la generación de estos documentos tienen un alto nivel de obsolescencia, por lo que es necesario reseñar estos aspectos en las descripciones archivísticas.

4 Carácter multiforme de la información electrónica introducción en los documentos de información generada a partir de distintas aplicaciones informáticas.

5 Ubicuidad de la información que es usada por varios organismos que la comparten, lo que nos impide identificar al productor, evidentemente uno de los aspectos más importantes en la Descripción Multinivel.

6 Dificultades para identificar el tipo y la forma documental de estos documentos. Por lo que será necesario clarificar estos aspectos que tienen especial relación con el valor probatorio de estos documentos. Él problema en definitiva es que en el mundo electrónico no existen características que permitan diferenciar y caracterizar por los sentidos el documento o individualizarlo físicamente, ni poseen elementos ostensibles que permitan apreciar a simple vista su autenticidad.

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS DIVERSOS

Algunos críticos de la elaboración de textos por computadora, sostienen que en lugar de favorecer a los autores, las computadoras han degradado los estándares literarios.

Sin embargo, siendo las personas, no las computadoras, las que crean los documentos, las herramientas para la producción de documentos en computadora pueden ayudar a elevar la calidad de redacción. Gracias a ellas, se puede manejar la creación de documentos de texto “como un proceso” a partir del primer borrador, luego, afinar su estructura general, para finalmente, efectuar las mejoras detalladas a la estructura de las oraciones y el uso de las palabras. Después de la revisión de la estructura general del documento, se ajustan los detalles ortográficos, gramaticales y de vocabulario (por medio de programa de corrección ortográfica).

 Luego, el programa de corrección gramatical indica la manera correcta en la que deben estructurarse las oraciones y emplearse el vocabulario. 

 Para hacer más clara y vivaz la redacción se utiliza el diccionario de Sinónimos el cual presenta “sinónimos” y “antónimos”. Finalmente, la Característica de búsqueda sirve para detectar todas las veces que aparece un término que resulte problemático. Se puede elegir su conservación o su corrección. Igualmente, la característica de buscar y reemplazar es útil cuando se desea sustituir una palabra o frase por otra.

PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS MERCANTILES O DE OTRA ÍNDOLE

Las modernas técnicas de impresión permiten producir a bajo costo hermosos documentos al alcance de todos en bibliotecas, librerías y puestos de periódicos y revistas. El software de producción de documentos consta de herramientas de formateo como plantillas, asistentes, fuentes, estilos, marcos e imágenes predeterminadas, todas las cuales posibilitan la producción de documentos profesionalmente formateados e ilustrados.

Plantilla: es un documento pre formateado en el que se inserta texto. Los valores de formato como: márgenes, interlineado, fuentes de títulos, y cuerpo tipográfico han sido predeterminados profesionalmente.

Asistentes para la elaboración de documentos: Disponen, además de un formato, de instrucciones paso a paso para integrar texto en una amplia variedad de documentos, tales como: Recibos de Pago, Facturas, Faxes, Etiquetas, Currículom Vitae, entre otros.

Fuente: es un tipo o estilo de letras, diseñadas por tipógrafos o artistas. El software de producción de documentos suele incluir muchas fuentes. Las fuentes tipográficas como Times New Roman o Arial ofrecen una apariencia de formalidad y profesionalismo. Se ha demostrado por medio de ciertas investigaciones, que las fuentes sin trazo terminal “sans serif”, son más fáciles de leer en las Pantallas de las computadoras. (Por ejemplo: Helvética, Arial, Impact).

Estilo: es un conjunto de características de formato que se puede aplicar a texto del documento para cambiar rápidamente su apariencia. Al aplicar un estilo se aplica un grupo completo de características de formato de una sola vez. Por ejemplo, si se desea dar formato al título de un informe de manera que destaque, en lugar de realizar tres pasos independientes para aplicar:

Tamaño de fuente: 16 pto, Fuente: Arial y Alineamiento: Centrado, se obtendrá el mismo resultado si se aplica el estilo Título.

Marco: es un recuadro alrededor de texto o gráficos, generalmente un título o una tabla.

Imágenes predeterminadas: son figuras o ilustraciones grabadas en formatos diversos tales como: mapas de bits, imágenes GIF e imágenes JPEG, las cuales se utilizan para complementar el texto o ilustrar presentaciones.

ANÁLISIS DEL PODER DE LA EDICIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Se sabía de antemano que la producción de documentos por computadora facilitaría la edición generalizada, no sólo industrial de libros y publicaciones de calidad profesional. Los procesadores de texto han facilitado la creación individual de cada vez más documentos como boletines y manuscritos.

El actual desarrollo de una red mundial de transmisión de datos como Internet, abre oportunidades a la edición electrónica. Hoy prácticamente cualquier persona puede emitir un documento en la WWW, enviar un mensaje por e-mail (correo electrónico) o participar en conversaciones grupales en línea (chats). Evidentemente, el poder de la palabra impresa ha cedido paso “al poder de la palabra publicada por medios electrónicos”. Muchos procesadores de texto y programas de autoedición generan un documento con formato HTML (lenguaje de marcación de hipertexto) a partir de un documento preexistente. La meta que habrá de alcanzarse al crear una Página Web es “combinar y formatear” en forma eficaz los elementos básicos de la Web para dotar de atractivo visual al contenido del documento.

INTRODUCCIÓN A LAS HOJAS ELECTRÓNICAS DE CÁLCULO

El software de Hoja de Cálculo es aplicable a casi todas las profesiones. En consecuencia, es aplicable a todos los Programas Nacionales de Formación de Misión Sucre. Los Profesores Asesores lo usan para anotar calificaciones y analizar el puntaje de exámenes; los agricultores para registrar el rendimiento de sus cosechas en el área agro-alimentaria, calcular la cantidad de semillas que habrán de comprar y estimar gastos y resultados financieros para el año venidero; los contratistas para cotizar proyectos de construcción civil, y los científicos para analizar datos de experimentos. En el hogar puede servir para balancear la chequera, relacionar gastos, registrar ahorros y calcular los impuestos.

Ø    Hoja de cálculo: Es un modelo o representación numérica de una situación real. El estado de cuenta bancario de una cuenta corriente, por ejemplo, es una especie de hoja de cálculo, por ser una representación numérica del flujo de efectivo de una cuenta bancaria.

 Un experto ha descrito el software de hoja de cálculo como “útiles, naturales e intuitivos instrumentos de análisis financiero, creación de modelos administrativos y matemáticos, toma de decisiones, simulación y resolución de problemas”.

La hoja de cálculo es una cuadrícula de columnas y filas. Las columnas se identifican con letras (A, B, C...); las filas se identifican con números (1, 2, 3,4...). La intersección de una columna y una fila se denomina celda. Cada una de éstas posee una dirección de celda única, la cual se desprende del lugar que ocupa en una columna y fila. Por ejemplo, la celda inicial de la hoja de cálculo está en la dirección A1 (Columna A, Fila 1). Una celda puede contener un número, texto, o una fórmula. Por ejemplo, Fig. 1 a continuación

APLICACIÓN DE LAS HOJAS DE CÁLCULO AL ENTORNO COTIDIANO DEL ESTUDIANTE

El software de Hoja de Cálculo es una herramienta para introducir, calcular, manipular y analizar conjuntos de números.  Tienen un amplio rango de usos:

Desde presupuestos familiares hasta declaraciones de ganancias y pérdidas en empresas, resultados económicos de cooperativas, resultados académicos de un trayecto de formación, etc. La única limitación en el uso del software de Hoja de Cálculo es la capacidad intelectual de quien le utiliza. Sin embargo, para realmente aprender haciendo, al final de Unidad se proponen ejercicios para resolverlos utilizando el Software de Hoja de Cálculo en el Laboratorio.

 

BASES DE DATOS Y SUS APLICACIONES TÍPICAS

Desde las postrimerías del siglo XX la sociedad industrial derivó en sociedad de la información. Vivimos inmersos en la interacción con la información, trabajamos en áreas relacionadas con administración de información, atribuimos cada vez mayor valor económico y estratégico a la información, tendemos a depender de la información y estamos empezando a conocer los problemas que puede causar el mal uso de la información. Una competencia importante en la era de la información, es saber que son las bases de datos y aprender a utilizarlas en todos los ámbitos de nuestro desempeño como ciudadanos del Siglo XXI.

BASE DE DATOS

Es un conjunto de información almacenada en una o más computadoras.

Existe también una definición técnica de este término, pero sin relevancia en el uso común. Utilizamos aquí la versión más difundida de las bases de datos, de manera que nos basta con una definición general, no técnica.

La era de la información es consecuencia de la proliferación de data que colectan y generan los individuos, compañías, instituciones gubernamentales, ONGs, cooperativas, etc. Esta información se encuentra almacenada en un gran número de bases de datos, computarizadas en su mayor parte. En forma cotidiana interactuamos con varias bases de datos: el Catálogo de la Biblioteca, la Base de datos de saldos de cuentas corrientes y de ahorros de los bancos, Enciclopedias en CD-ROM, el Directorio de Archivos de la computadora que estás utilizando, el Directorio de tu Correo Electrónico. Posiblemente, tengas experiencia en la interacción con información en Internet (www.monografías.com por ejemplo), como sitios Web sobre música popular, el mercado de valores, el mercado de trabajo o viajes.

Las bases de datos son de dos tipos: estructuradas y libres.

BASE DE DATOS ESTRUCTURADA (O ARCHIVO DE DATOS ESTRUCTURADO)

                        

Es un archivo de información organizada de acuerdo con un “formato uniforme de registros y campos” y que almacenan datos sobre un grupo de entidades similares. Por ejemplo, el Catálogo de una Biblioteca. Contiene información sobre los libros registrados. Una base de datos de médicos aloja datos sobre un grupo de pacientes. La base de datos del

Inventario de Mercal almacena datos sobre los artículos en existencia en una localidad.

Una Base de datos libre es un conjunto de información de estructura indefinida, almacenada en forma de documentos, no de registros. El grupo de documentos creados con el procesador de palabras almacenado en tu PC e suma base de datos libre de tus textos. Un CD-ROM con documentos y videos acerca de un Congreso Internacional sobre la importancia de las Cooperativas en el contexto de los países del hemisferio sur, sería otro ejemplo. La WWW, la cual comprende de millones de documentos almacenados en todo el planeta, es también un ejemplo de base de datos libre. Ya sea que se les almacene en un disco duro, un CD-ROM o Internet, las bases de datos libres pueden contener información de utilidad para todo estudiante o profesional actualizado del siglo XXI.

BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN EN BASES DE DATOS

Para buscar información en las bases de datos, se requiere el software de acceso a datos, el cual es diferente para cada base de datos, por lo cual debemos ser flexibles y estar dispuestos a conocer los motores de búsqueda de distintos programas de acceso a datos.

JESUS SANCHEZ 

C.I: 15.125.287

ALDEA CIUDAD ANGOSTURA 

 PNF: INGENIERIA EN SISTEMAS E INFORMATICA

PERIODO I TRIMESTRE II.